Lean management

Cómo aplicar la metodología Lean

Hoy en día, lean management ha permitido que muchas empresas ahorren hasta 30% en sus sistemas de producción. Lean se ha convertido en una filosofía y una forma de vida, pues los principios se pueden aplicar incluso en la vida personal de cada uno.

Sin embargo, Lean management nació para mejorar producciones y ahí es donde se nota más su brillo.

Pero, ¿quiénes pueden aplicar la metodología Lean para analizar un proceso productivo o una empresa en su conjunto?

Lean Management ha crecido muchísimo en popularidad y a pesar de lo sencillo de sus conceptos, hay muy poca gente realmente preparada para implementarlo correctamente.

Vamos a desgranar más conceptos.

¿Qué es Lean Management?

Lean es una filosofía que elimina procesos innecesarios en sistemas de producción. Aunque nació en el sector industrial, más concretamente en la fabricación de automóviles, a medida que el concepto se extiende se hace más conocido, la filosofía Lean se ha aplicado con éxito en muchos otros sectores con muy buenos resultados.

¿Quién es un Lean Manager?

Un lean manager es esa persona capacitada, con conocimientos y experiencia demostrable que tiene capacidad para hacer los estudios y los análisis correspondientes que permiten implementar la filosofía Lean en el modelo de producción de casi cualquier empresa.

Principios Lean Management y como aplicarlos en tu empresa

En el momento que una empresa se empieza a plantear cambiar sus métodos de producción e implementar Lean Management, se dará cuenta de que necesitará comenzar a aplicar ciertos principios y rutinas de manera continuada para que los resultados sean efectivos tanto a medio como largo plazo.

Lo que diferencia los principios de la metodología Lean de otras filosofías es la aplicación rutinaria de ciertos principios y experimentos que deben llevarse a cabo que es precisamente lo que permite que la empresa empiece a funcionar mejor desde el día 1.

No olvides que, en Japón, “Lean” es el estilo de vida que llevan los emprendedores, tanto dentro y fuera de la empresa

Los principios de la filosofía Lean

Los principios básicos que querrá tener en cuenta para implementar la filosofía Lean son:

1. Sistema Pull

Lo primero sobre lo que trataremos de hacer incidencia a la hora de aplicar la metodología Lean será sobre la necesidad de eliminar el inventario o bien reducirlo casi a cero (obviamente según las posibilidades del producto y del proceso productivo). Lo ideal seria encontrarnos en una situación de inventario cero, pero es obvio que eso no siempre es posible.

A mayor o menor medida, insisto según las posibilidades del proceso producto, se debe producir bajo demanda. Se le conoce como sistema Pull debido a que es el mercado y/o el cliente el que demanda el producto en cuestión y la empresa debería ser capaz de producir ese producto para satisfacer dicha demanda en el momento justo, y por lo tanto no almacenar (es decir, menos inventario).

2. One Piece Flow

Basándonos en el principio anterior que consiste en crear bajo demanda, es decir, reducir el inventario a la mínima expresión… también debemos ser conscientes de que debemos fabricar con la mejor calidad posible, y de ahí surge este segundo principio de fabricar cada pieza de forma lineal, a fin de mejorar la calidad lo máximo posible.

3. Takt - Velocidad

También, como tercer principio de esta filosofía, buscamos producir los productos en el menor tiempo posible, es decir, para ello, intentaremos aumentar la velocidad lo máximo posible sin dejar de cumplir los principios anteriores.

4. Defectos

La filosofía Lean no admite fabricar y entregar productos defectuosos a la siguiente fase, bien sea al cliente final o bien subproductos que serán usados en la empresa para seguir fabricando el producto final.

Y para ello, es importante trabajar de forma consciente y con verdadera pasión por encontrar los defectos lo más rápido posible y en el punto exacto donde se producen. Para ello, este principio Lean facilita que cualquier empleado sea capaz de avisar al sistema (compañeros, equipos de trabajo, etc) de que existe un error en un producto determinado a fin de resolverlo lo antes posible.

La aplicación de estos principios, a pesar de ser comunes para toda la filosofía Lean Management, se puede decir que requiere de un estudio detallado de cada empresa. A pesar de que dos empresas trabajen con el mismo tipo de cliente, sus operaciones, e incluso los materiales de trabajo, pueden variar.

Por ejemplo, el simple hecho de disponer de una oficina distinta o unas instalaciones de fabricación distintas ya puede afectar de forma radical a la forma de implementar la filosofía Lean.

Por lo tanto, llegado el caso, es importante que te apoyes en expertos cuando quieras comenzar a aplicar la metodología Lean.

¿Cuándo implementar Lean Management?

Es probable que hayas escuchado o leído en alguna ocasión que la metodología Lean Management es ideal para momentos de expansión de la empresa y no directamente cuando se está comenzando un proceso productivo o una nueva línea de negocio.

También puede que hayas leído o escuchado que lo ideal es contar con un Lean Manager al inicio de las operaciones de cualquier producto o empresa.

Y lo cierto es que ambas afirmaciones son válidas, los principios Lean Management no tienen caducidad y cualquier proceso o empresa puede comenzar a implementarlos en cualquier momento.

Bien es cierto que yo me decanto por aquella que implique la mayor antelación posible a la hora de comenzar a implementar la filosofía Lean Management.

Lean management se puede aplicar en cualquier momento.

Si es durante los primeros pasos de tu producto y/o empresa, ¡mejor!

Cómo llevarlo a cabo, por supuesto, es más complicado.

¿Cómo implementar Lean Management?

Te explicare a continuación los principios de implementación que podrán ayudarte a mejorar tu sistema de producción y a la vez, mejorar los productos y servicios que entregarás a tus clientes.

Es importante que no comentas el error de pensar que la implantación de la filosofía Lean Management es fácil y/o da resultados de forman rápida.

Vamos entonces a desgranar los pasos para implementar la metodología:

1. Definir Valor

Es importante que puedas definir el valor exacto que quiere percibir tu cliente con tu producto o servicio. Con el valor no solo nos referimos al valor económico del bien o servicio (que también) sino también a los beneficios directos e indirectos que podrá disfrutar tu cliente gracias a tu producto o servicio. A su vez, además, debes ser capaz de definir el valor que supone ese producto o servicio para tu empresa y que coste conlleva para ti.

2. Mapear el flujo de valor
(Value Stream Mapping)

Ahora que conocemos cual es el valor que aporta el producto o servicio a nuestro cliente, podrás comenzar a definir o reajustar tus procesos de producción o entrega de servicios, para eliminar o reducir procesos o fases que no aporten valor al producto. En este punto comenzarán a aflorar desperdicios que con su eliminación supondrán ya un ahorro para la empresa.

3. Flow Creation

Gracias a esta acción, una vez definido el Mapa del Flujo de Valor, podras comenzar a definir cadenas de trabajo que permitan mejorar los resultados de tus equipos y procesos sin afectar negativamente a su desempeño. Para ello es importantisimo que puedas involucrar a tus trabajadores, ya que seguramente serán los que mejor conozcan su puesto de trabajo o el proceso productivo y que se pueda diseñar de la forma más eficiente posible.

4. Mejora continua

Una mejora continua de un 1% a diario supone una mejora total de 30% en 1 mes de tiempo. Una mejora de un 30% en cualquier proceso productivo o cualquier métrica de negocio es una barbaridad.

Eso es precisamente el poder de la mejora continua. Consiste en implementar mejoras de los procesos, de los trabajos desempeñados… de manera continuada que permite a la empresa evolucionar de manera estable a lo largo del tiempo.

Para ello debes revisar tu sistema de producción constantemente y experimentar nuevas ideas para perfeccionarlo, apoyándote en tu conocimiento y el de tus empleados.

La importancia del Lean Manager en la gestión e implementación de Lean Management

Ahora que conoces la importancia de un modelo de negocio y los elementos clave que aparecen en prácticamente todas las ideas de empresa, es hora de descubrir cómo hacer un plan de negocios paso a paso.

Redactar un plan de negocios no es complicado. En esta guía paso a paso, te mostraré cómo escribir de manera rápida y fácil un modelo de negocios para que obtengas los resultados que deseas.

Como ves, evolucionar tu empresa y aplicar los principios de Lean Management no es algo que se haga una vez al año, o en momentos puntuales, como el pago de los impuestos.

Requiere bastante esfuerzo, esfuerzo continuado. Una de las partes más relevantes y veces más complejas es comenzar a recolectar información y datos que te permitan tomar decisiones sobre que procesos debes mejorar, cuales de ellos merece la pena trabajar y/o hay oportunidades de mejora y también que impacto tendrán en el negocio y en la empresa.

Una recomendación que suelo compartir muy habitualmente es el concepto de “falso amigo”. Son procesos y fases de cualquier proceso productivo que parecen imprescindibles, de hecho, parecen tan esenciales que es muy raro que alguien en la empresa se los haya cuestionado.

A veces, un simple “desconectar” por 1 día o 5 días algún área o proceso puede demostrar si es tan relevante o no para el conjunto de la empresa.

Aunque tu empresa no fabrique un producto tangible, ni lleva a cabo operaciones cara a cara con clientes, sino que por ejemplo vende información o conocimiento, realizar una buena gestión de los procesos, del tiempo, y los “esfuerzos” realizados para entregar un resultado tangible al cliente es una necesidad para que las empresas puedan competir hoy en día.

Un Lean Manager posee conocimiento y experiencia para definir los procesos, detectar los “falsos amigos” y administrar y mejorar los procesos de fabricación de tu empresa.

¿Quieres seguir leyendo? En los siguientes enlaces puedes encontrar más contenido sobre Lean Startup, Modelos de Negocio, Experimentos...

Metodología Lean Startup

Clientes

Modelos de Negocio

Experimentos y Productos

Startups