Qué es un organigrama de empresa
El orden es fundamental para todas las empresas. Tener metas fijas, una filosofía clara y objetivos bien establecidos ayuda a que todos los miembros de una organización coordinen sus esfuerzos en búsqueda del bien común. Es así como herramientas como un organigrama de empresa ayuda a asentar las bases de una buena organización.
Un organigrama de empresa es un documento que refleja en forma de esquema la estructura de la empresa. Este documento se ayuda de una representación gráfica para ser mejor comprendido por los elementos del equipo.
Aunque un organigrama de empresa es importante para todos, es de especial interés en las áreas de recursos humanos y administración, pues en esta representación suele incluirse la dependencia interdepartamental y de un empleado con el otro.
La elaboración de esta representación gráfica puede obedecer a distintos parámetros, pero el resultado debe ser útil para la empresa; en una organización pueden existir distintos tipos de organigramas que representan a la empresa desde distintos puntos de vista.
Por lo general, un organigrama de una gran empresa incluye.
El ápice estratégico que incluye a las personas que dirigen la empresa. Estas son las personas que toman las decisiones más trascendentales de la empresa y, por ende, los que más control tienen sobre el resto de la organización.
La línea media incluye aquellos que tienen un rango intermedio y que sirven como vínculo entre los altos directivos y los trabajadores de menor rango.
El núcleo de operaciones, por su parte, son los que se encargan de las operaciones diarias, por ejemplo, distribución y operación.
El personal de apoyo incluye a todos aquellos trabajadores que no son parte activa de la empresa, sino que son subcontratados para realizar acciones específicas.
Beneficios de un organigrama en la empresa
Más allá de tener una organización que sirva como base para el buen desarrollo de la empresa, un organigrama ofrece estos beneficios.
Mejora la comunicación
Al establecerse las líneas de mando y las relaciones entre los departamentos, es mucho más sencillo saber a quién dirigirse para solucionar un problema específico. Si no se tuviese un organigrama, la comunicación se centralizaría, obstaculizando que los verdaderos interesados obtengan la información de forma oportuna.
Promueve la comprensión de la organización
Muchas veces, cuando no se cuenta con un organigrama, los empleados no tienen certeza de quiénes son sus jefes inmediatos, provocando que las órdenes no se acaten eficientemente. Con el organigrama, todos conocen la línea de mando, facilitando la entrega de órdenes.
Se detectan errores
Una empresa que no tiene un organigrama tendrá una visión más clara de la organización, permitiendo resolver errores de gestión de personal. Al establecer departamentos y las dependencias entre ellos se puede determinar si las relaciones de mando son adecuadas para que el trabajo fluya.
Se mejora la coordinación de equipos
Al establecer departamentos y líderes, es más sencillo saber quién está al mando de cuáles equipos, favoreciendo a la organización interna.
Ayuda a definir el liderazgo
Una vez más, el organigrama define los departamentos clave y cada uno de estos departamentos necesita un líder. En la construcción de la herramienta pueden surgir nuevos puestos de liderazgo o pueden eliminarse falsos liderazgos que entorpezcan la organización.
Tipos de organigramas de una empresa
Como mencionábamos anteriormente, las empresas son libres de crear el organigrama de la forma que más les ayude a transmitir la información al resto del equipo. Por lo general, existen organigramas de distintas naturalezas, con propósitos particulares. Lo más común es que se haga un organigrama estructural y funcional de una empresa.
De acuerdo con su naturaleza
Micro administrativos. Son aquellos que reflejan el esquema de una sola organización. En este se puede hablar de la organización como un todo global e incluir las áreas que lo conforman.
Macro administrativos. Están conformados por más de una organización.
Meso administrativo. El término es usado en organizaciones públicas e incluye a más de una organización siempre que estas sean del mismo sector o ramo.
Según el tipo de información
Informativos. Estos muestran solo la información más relevante de la organización, por lo que su visión es simplificada. Por lo general, es el organigrama que se muestra al público o a los trabajadores, pues ayuda a entender la estructura básica de la empresa.
Analíticos. Muestran más detalles de la organización y su finalidad es ayudar a detectar las fallas o fugas en las actividades de la organización, como puede ser fugas de presupuesto, problemas de distribución, entre otras cosas.
Formales. Es la representación del modelo de funcionamiento de la empresa. Es un organigrama que requiere ser aprobado por la dirección de la empresa.
Informales. Se realizan para tener conocimiento básico, pero no están aprobados por la empresa, por lo que pueden ser inexactos.
De acuerdo con la organización
Jerárquico. Como su nombre lo dice, muestra el orden jerárquico de la empresa. Suele tener un diseño en forma de pirámide en donde la punta refleja el ápice estratégico. Entre sus beneficios está que fomenta la comunicación entre niveles jerárquicos.
Matricial. Se usan cuando una organización tiene más de un director o responsable en los departamentos. Tiene la capacidad de incluir las relaciones entre los departamentos, pero puede ser complejo para establecer responsabilidades.
Organigrama plano. Es el reflejo de una empresa donde no existen cargos intermedios, existen solo el rol, el de directivo y el de empleado, es decir, todos los empleados están al mismo nivel.
Según las necesidades de la empresa
General. En este se detallan los cargos existentes hasta los departamentos. Es decir, no profundiza más allá.
Integral. Incluye todas las unidades administrativas.
Funcional. Incluye cada cargo de la empresa y puede dar información de las tareas de cada cargo.
Basado en la representación visual
Vertical. Se representa en forma de pirámide. Más arriba están la directiva y más abajo los subordinados con menor capacidad de toma de decisiones.
Horizontal. Se crean de izquierda a derecha y la jerarquía se representa en columnas.
Circular. En este tipo de organización, la directiva se representa en el centro y alrededor de este se van colocando el resto de los cargos de acuerdo con su poder dentro de la organización.
Cómo hacer un organigrama de una empresa
Aunque cada organización sigue el modelo de organigrama de empresa que mejor se ajuste a sus necesidades, entre las mejores prácticas están.
Define y segmenta departamento
Este es un paso fundamental, porque de la buena segmentación saldrá un organigrama estructural y funcional de una empresa. La mejor estrategia es organizar el equipo de trabajo de acuerdo con sectores clave dentro de la empresa. El tipo de responsabilidades de cada cargo ayuda a juntar los que son similares. En esta etapa es importante definir las responsabilidades de cada cargo. Para definir estos departamentos puedes ayudarte de los modelos de organigrama de empresas que están en Internet.
Establece la cadena de mando
Con los departamentos bien definidos y con la definición de responsabilidades, es mucho más sencillo establecer quien es líder y quien es subordinado. Esta línea de mando debe definirse desde los altos directivos hasta el último eslabón de la cadena, no sólo en orden descendiente, sino que se debe señalar la relación de dependencia entre departamentos en un mismo nivel (si existe)
Asigna responsabilidades de equipo
Dentro de cada departamento, hay equipos distintos que se suman a los objetivos generales. En el organigrama debe definirse qué es responsabilidad de cuál equipo, no solo para que se gestione de forma eficiente, sino para asegurarse de que no existen tareas repetidas.
Comienza con una visión general hasta llegar a una más detallada
La mejor estrategia para hacer un organigrama de empresa es comenzar por una visión macro y desde ella ir detallando en cada departamento.
Establece las relaciones de dependencia
En este paso se busca definir cuán dependientes son los subordinados para tomar decisiones. La definición de estas dependencias ayudará a que el trabajo fluya con más facilidad, dado que la comunicación de responsabilidades se sincera.
Haz que sea fácil de entender
Un organigrama busca informar y no estaría logrando el objetivo si es innecesariamente complicado. Es por esto por lo que se recomienda que se creen varios organigramas y que se distribuyan según el nivel de información que necesita cada trabajador.
Expresa efectivamente la visión de la empresa
Sobre todo, en lo que se refiere a las líneas de carrera. Un organigrama que muestre las posibilidades de ascenso puede motivar a los empleados a optar por esos cargos que están en niveles superiores.
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